perguntas frequentes

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ourives

Para aceder ao OURIVES WEB clica no botão "Login", introduz a entidade, o utilizador e a password e clica em "Login".
Pode consultar a tabela de preços do OURIVES WEB através do site, na opção "Preços".
Sim, no preço da licença já estão incluídas todas as atualizações. Como o OURIVES WEB é um software online tem sempre acesso à versão atualizada.
Sim, o OURIVES WEB possui certificação da Autoridade Tributária e Aduaneira sob o n.º 1541, sempre atualizado pela legislação em vigor.
Sim, não tem de se preocupar com isso! As cópias de segurança são efetuadas automaticamente, duas vezes por dia, de forma a garantir a total segurança da informação.
A segurança é um aspeto ao qual damos muita importância! Por isso os nossos servidores estão alojados nos melhores data center existentes no mercado, com backups automáticos duas vezes ao dia, semanais e mensais. Em relação à ligação ao servidor são efetuadas através do protocolo https.
Pode colocar as suas dúvidas no site do OURIVES WEB através do formulário de contacto. Na própria aplicação encontra uma área de suporte técnico. E pode também enviar as suas questões para apoiotecnico@ponto25.pt.
Inicialmente receberá os dados de acesso no seu e-mail, mas, ao aceder à aplicação pela primeira vez, deve alterar a sua password. O que recomendamos é que escolha uma password fácil para se lembrar, mas difícil para se descobrir.

usados: compras e venda

comunicação à autoridade tributária e aduaneira

O SAFT é um ficheiro normalizado, que engloba um conjunto de registos contabilísticos, faturação e documentos de transporte. O SAFT encontra-se em formato XML, por isso se o tentar abrir não irá entender o seu conteúdo. O ficheiro é apenas entendido pelo software da AT.
O ficheiro SAFT deve ser enviado à AT até ao dia 25 do mês seguinte. Ou seja, até ao dia 25 de abril tem de enviar o SAFT relativo aos documentos que emitiu durante o mês anterior, março.
Tal como indicado pela AT, desde janeiro de 2013, apenas é obrigado a comunicar, através do envio mensal do SAFT, as faturas que emitiu. Assim, nos meses em que não emitir faturas não tem de efetuar qualquer comunicação a esse nível.
Para exportar o ficheiro SAFT-PT deve aceder ao menu Utilitários-> Autoridade Tributária. Escolhe a versão do SAFT-PT que pretende exportar, indica o período de emissão dos documentos que pretende comunicar e clica em “ficheiro”. Assim, automaticamente, o sistema faz o download do ficheiro, no formato XML. Se pretender pode enviar o ficheiro por e-mail, clica em “e-mail”, e é apresentada uma janela de envio já com o ficheiro em anexo.
Todas as pessoas, singulares ou coletivas, que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigadas à elaboração de inventário estão obrigadas a comunicar à AT o ficheiro de Inventário de Existências.
Para exportar o ficheiro de Inventário deve aceder ao menu Utilitários -> Autoridade Tributária -> Inventário de Existências. Indica a data do inventário e clica em Calcular. Pode exportar o ficheiro para XML, CSV e Excel, mas apenas os dois primeiros são aceites pela AT.
O ficheiro de Inventário deve ser comunicado até ao dia 31 de janeiro do exercício seguinte. Assim, até ao dia 31 de janeiro de 2016 deve ser enviado o ficheiro relativo ao dia 31 de dezembro de 2015.
Sim, existe. Estão dispensadas da comunicação do ficheiro de Inventário as pessoas singulares e coletivas cujo volume de negócio do exercício anterior não exceda os €100.000.

utilizadores

Para criar um utilizador acede ao menu Tabelas-> Utilizadores-> Edição de Utilizadores. Clica em “novo” e é apresentada uma nova ficha de utilizador, onde deve preencher os dados e no final gravar. Atenção que apenas o administrador tem acesso a esta funcionalidade.
Para apagar um utilizador, acede à respetiva ficha de utilizador e clica em “apagar”. Atenção, pois caso já existam movimentos fiscalmente relevantes registados pelo utilizador não será possível apagá-lo.
Sim, pode, mas apenas o administrador. Deve aceder ao menu Tabelas-> Utilizadores-> Gestão de Acessos aos Utilizadores. Indica o utilizador e clica em “processar”. Deve selecionar a que menus o utilizador terá acesso, e também o tipo de acesso: Edição, Introdução ou Consulta. No final deve clicar em “gravar”.
Sim, pode, mas apenas o administrador. Deve aceder ao menu Tabelas-> Utilizadores-> Gestão de Acessos aos Documentos. Indica o utilizador e clica em “processar”. Deve selecionar a que documentos o utilizador terá acesso e clicar em “gravar”.
No OURIVES pode criar um número de utilizadores ilimitado. No entanto, ao adquirir a licença, tenha atenção ao número de utilizadores que pretendem utilizar o software em simultâneo, de forma a adquirir a licença mais adequada.

configuração de conta

Para alterar a password deve clicar no botão “password”, onde deverá introduzir a password atual e a nova password. Pode também aceder ao menu Tabelas-> Utilizadores-> Alteração de Password.
Para adicionar o logotipo da sua empresa deve aceder ao menu Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa. No separador logotipo pode efetuar o upload do ficheiro.
Sim, pode. Cada utilizador pode personalizar a sua própria barra de botões. Para isso, cada utilizador, deve aceder ao menu Utilitários-> Configurações-> Barra de Botões. Pode adicionar ou retirar os botões disponíveis e também alterar a ordem de apresentação dos mesmos.
Não. O layout de cada documento necessita, obrigatoriamente, de cumprir determinados parâmetros, por isso não pode ser alterado pelo utilizador. Assim, se pretender alterar o layout de um documento deve contactar o seu revendedor.

listagens e relatórios

Para obter listagens acede ao menu Listagens. Aí encontra vários tipos de listagens, tais como de vendas, artigos, mapas de impostos, diário de documentos, entre outros. Pode analisar as listagens, exportá-las para PDF, Excel e Word, e ainda enviá-las por e-mail.
Pode visualizar vários tipos de listagens, que vão desde listagens de vendas, compras, artigos, extratos de contas correntes, balancetes, pendentes, encomendas, mapas de impostos, entre outros.
Relativamente às listagens pode analisá-las diretamente no OURIVES WEB, pode exportá-las em PDF, Excel e Word, e pode também enviá-las por e-mail.

versão demonstração

No site do OURIVES WEB encontra a opção “Adesão”, onde deve introduzir o nome, o nome da empresa, e-mail e número de contribuinte. Clique em “enviar” e receberá os dados de acesso à versão demonstração.
A versão de demonstração do OURIVES WEB fica disponível para avaliação, sem qualquer custo, durante o período de 15 dias. Durante esse período experimental será contactado pela Ponto 25 para confirmação da subscrição da aplicação.
Sim, pode emitir faturas na versão de demonstração, assim como qualquer outro tipo de documento. No entanto, todos os documentos emitidos nesta versão incluem os dados identificativos da Ponto 25 e têm impressa a expressão Documento emitido para fins de formação.
Sim, pode. Pode manter os dados que introduziu nas tabelas, documentos de compras e assistências, entre outros. No entanto todos os dados de emissão de documentos de venda e recebimentos serão apagados.
Sim, na versão demonstração tem acesso a todas as funcionalidades dos módulos da aplicação, desde o módulo base aos adicionais.

suporte

Pode aceder ao manual de apoio do OURIVES WEB quando estiver a utilizar a aplicação. Na janela principal, no menu “Documentação”, encontra o manual completo. E, ao navegar pela aplicação, encontra em cada menu o botão de ajuda, onde pode visualizar uma breve explicação de cada menu.

stocks

reparações

tabelas

Para criar um cliente acede ao menu Tabelas-> Entidades-> Clientes. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de cliente, onde deve preencher os dados e no final gravar. Pode também criar um novo cliente aquando a emissão de um documento, a seguir ao campo NIF encontra o botão novo cliente, a partir do qual acede a uma nova ficha de cliente.
Para apagar um cliente, acede à respetiva ficha de cliente e clica em apagar. Atenção, pois caso já existam movimentos registados relativos ao cliente não será possível apagá-lo.
Para alterar os dados de um cliente, acede à respetiva ficha de cliente, altera os dados e no final clica em gravar. Tenha atenção que após emitir documentos relativos a esse cliente, não poderá alterar o NIF do mesmo.

faturação

Para emitir uma fatura acede ao menu Movimentos-> Vendas. Indica o cliente, a seguir introduz as linhas de artigos pretendidas, indicando o artigo, preço unitário e quantidade, e clica em insere. Quando introduzir todas as linhas clica em baixo em fechar e assim a fatura é emitida.
Sim, pode. Após emitir uma fatura pode utilizar as funcionalidades do módulo Arquivo Digital. Este módulo permite que digitalize ou faça upload de documentos e estes fiquem associados à fatura que emitiu, ou a outros documentos emitidos.
No menu Movimentos -> Vendas encontra uma pasta de documentos suspensos. Cada tipo de documento possui uma pasta associada. Nessa pasta encontra-se os documentos que iniciou mas não gravou, ou seja, encontram-se suspensos. Pode alterar esses documentos e emiti-los ou apagá-los.
Sim, pode. No menu Movimentos -> Vendas encontra a opção de Conversão de Documentos. Deve indicar primeiro o cliente e depois aceder à lista de documentos que poderá converter. Pode, por exemplo, converter Orçamentos ou Faturas Proforma em Faturas.
Sim, pode duplicar um documento, ou seja, pode copiar os dados de um documento para emitir um novo. Para isso acede ao documento que pretende duplicar e clicar no botão Duplicar Documento. A seguir pode modificar os dados, se necessário, e fechar o documento.
Para alterar a condição de pagamento de uma fatura que está a emitir, no menu Vendas acede ao separador pagamento, e no campo condição de pagamento pode fazer a alteração. Pode adicionar condições de pagamento no menu Tabelas-> Auxiliares-> Condições de Pagamento.
Para indicar isenção de IVA, na introdução de linhas num documento deverá deixar o campo taxa de IVA em branco. Assim, será apresentada uma janela onde terá de indicar o motivo da isenção e confirmar. Pode acrescentar motivos de isenção no menu Tabelas-> Auxiliares-> Isenções de IVA e Motivos de Crédito.
Para definir o nº de vias acede ao menu Utilitários-> Configurações-> Preferências. No separador vias pode definir o nº de vias a imprimir de cada tipo de documento, no final clica em gravar.
Para alterar o nº de casas decimais acede ao menu Utilitários-> Configurações-> Preferências. Nos separadores vendas e compras pode alterar o nº de casas decimais utilizados nos campos quantidade e preço, no final clica em gravar.
Para emitir uma nota de crédito acede ao menu Movimentos-> Vendas. Seleciona o documento Nota de Crédito, indica o cliente e a seguir clica no botão Seleção de Documentos a Retificar. Aqui escolhe o documento que pretende creditar e indica o motivo. No final clica no botão gravar.

referências multibanco

Trata-se de um sistema que gera referências multibanco de forma automática nos documentos que emite. Assim, por exemplo, sempre que emitir uma fatura as referências são geradas e introduzidas no próprio documento, de acordo com o cliente e valor a pagar. Este serviço para além de facilitar e simplificar o processo de pagamento dos seus clientes, agiliza também o processo de recebimento dos mesmos. Tornando-se uma mais-valia tanto para a empresa como para os clientes.
Quando emite uma fatura ao mesmo tempo são calculadas e emitidas as referências multibanco, de acordo com o cliente e valor a pagar, juntamento com o documento. Quando o cliente recebe a fatura efetua o pagamento num dos terminais disponíveis. Imediatamente após o pagamento receberá uma notificação por e-mail com a indicação das referências pagas. Diariamente são transferidos os valores das referências pagas e deduzidas do custo do serviço. E mensalmente receberá uma fatura-recibo com o valor dos serviços prestados.
Para aderir deve preencher o formulário de adesão ao serviço e enviá-lo, por fax, e-mail ou correio normal, para a IfthenPay, juntamente com: comprovativo do NIB indicado no contrato, onde conste o nome de titular da conta bancária que deverá corresponder ao do contrato; no caso de empresas: código de certidão permanente da empresa e documentos de identificação dos representantes legais; no caso de empresários em nome individual: documento de identificação e declaração de início de atividade.
Após ter enviado o contrato de adesão ao serviço juntamente com toda a documentação necessária, receberá no seu e-mail os dados que deve introduzir no menu utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa, separador “multibanco”. Deve ativar a opção “multibanco” e introduzir os dados de entidade, sub-entidade e chave do BackOffice. A seguir pode selecionar para que tipo de documentos pretende gerar as referências multibanco e no final clicar em “gravar”.
A adesão ao serviço não implica qualquer custo. Terá apenas uma taxa fixa de 0,70€ por cada pagamento multibanco efetivo, independentemente do seu valor, acrescendo IVA à taxa legal em vigor. Trata-se da tarifa mais baixa, atualmente, em todo o mercado português.
Imediatamente após os clientes efetuarem o pagamento receberá um notificação por e-mail com a indicação das referências pagas.
Sim, pode. Deve aceder ao menu Movimentos-> Tesouraria-> Recebimentos por Multibanco, onde pode verificar o histórico de pagamentos dos seus clientes. Pode analisar em detalhe os clientes que efetuaram pagamento, o valor pago e data de pagamento, entre outras informações.

recibos e pagamentos

Para emitir um recibo acede ao menu Movimentos-> Tesouraria-> Recebimento de Clientes. Indica o cliente, de seguida escolhe a fatura a liquidar e clica em gravar. Indica o valor que será pago e grava. Assim o recibo é emitido.
Sim, pode emitir recibos parciais. Quando está a emitir um recibo, na coluna a pagar pode introduzir o valor que será pago. Assim o recibo é emitido apenas pelo valor efetivamente pago, e o restante fica pendente.
Sim, pode emitir o número de recibos que pretender para um cliente. Após indicar o cliente, seleciona todas as faturas que este irá liquidar. Podem ser pagamentos pela totalidade ou parciais, indica os valores e grava. O recibo é emitido e indica as diferentes faturas liquidadas com os valores correspondentes.

importação e exportação de dados

Sim, pode. Se pretender importar dados para o OURIVES WEB deve entrar em contacto com o seu revendedor, para que possamos proceder à importação dos dados.
Sim, pode exportar dados do OURIVES WEB. Pode fazê-lo através de todos os menus de tabelas e listagens. Pode exportar os dados para os formatos Word, Excel e PDF.
Para exportar dados para a contabilidade acede ao menu Utilitários-> Tratamento de Ficheiros-> Exportação de Dados Contabilísticos. Este menu permite a exportação de dados e posterior integração no programa de contabilidade.

envio SMS

Para ativar o serviço de SMS deverá contactar a Ponto 25 ou o seu revendedor e adquirir um pacote de SMS.
Os pacotes têm o preço de 50€ e incluem 1.000 SMS, não tendo limite de validade.
Sim, pode. Acede ao menu Utilitários-> SMS-> Envio de Mensagens em Série. Nesse menu pode definir quais os destinatários e escrever a mensagem. Apenas serão apresentados destinatários que tenham associado nº de telemóvel na respetiva ficha.
Sim, pode. Através do menu Tabelas, acede à ficha da entidade à qual pretende enviar a SMS. No campo “telemóvel” encontra o botão “Envio SMS”, onde pode escrever a mensagem, que será enviada apenas para essa entidade.
Sim, tem. Acede ao menu Utilitários-> SMS-> Histórico de Mensagens Enviadas. Pode indicar o período de tempo que pretende analisar e clicar em “processar”, assim é apresentado o histórico com indicação da data e hora de envio, destinatário e mensagem. Aqui pode também controlar o nº total de mensagens enviadas.

definições gerais

A fatura é um documento comercial emitido por um vendedor, onde constam as condições gerais da transação e o valor a pagar pelo comprador. Nas compras de menor valor a fatura pode ser substituída pela fatura simplificada, cujo conteúdo é mais básico. A fatura simplificada é permitida só se o imposto for devido em território nacional e apenas em duas situações: nas prestações de serviços que não ultrapassem os 100€ e o adquirente seja sujeito passivo ou particular; e nas transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares desde que não seja superiores a 1.000€.
De acordo com o n.º 5 do artigo 36? do CIVA, as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos: nome e sede do fornecedor e do destinatário, e correspondentes NIFs; quantidade e denominação dos bens ou serviços; preço, líquido de imposto, e outros elementos incluídos no valor tributável; taxas aplicáveis e o montante do imposto; motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso; data em que os bens foram colocados à disposição ou data de prestação dos serviços, se diferente da data de emissão.
O recibo é um comprovativo de pagamento, que deve ser emitido apenas no momento do recebimento do cliente. O recibo torna-se um documento com validade fiscal para os sujeitos passivos de IVA que optem pelo regime de IVA de caixa.
Tratam-se de documentos comerciais de acerto de contas, retificativos de faturas. No caso da nota de crédito, emitida ao comprador, a função é anular faturas emitidas. Na nota de débito, emitida pelo fornecedor, a função é aumentar o valor que temos a pagar em relação a uma ou mais faturas. Em ambas devem ser indicados os artigos ou serviços com respetivas quantidades e preços, assim como fazer referência à fatura a que respeitam.
A nota de devolução é um documento logístico que acompanha a devolução de uma mercadoria, trata-se de um pedido do comprador ao fornecedor para que este proceda à emissão de uma nota de crédito sobre essa devolução.
A guia de transporte é um documento que acompanha a circulação de mercadorias, em território nacional, que possam ser objeto de operações realizadas entre sujeitos passivos de IVA.
Tanto a guia de remessa como de transporte são documentos logísticos e não contabilísticos que se associam ao envio e transporte de mercadorias ou prestação de serviços. A única diferença é que a guia de remessa indica-nos que já ocorreu o envio da mercadoria ou a prestação de serviços, enquanto a guia de transporte acompanha a mercadoria durante todo o seu transporte.
As guias de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos: nome, sede e NIF do remetente dos bens; nome e sede do destinatário ou adquirente dos bens; NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA; menção de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA, se for o caso; designação comercial dos bens, com indicação das quantidades; locais de carga e descarga; data e hora em que se inicia o transporte.
Tanto o orçamento como a fatura proforma são documentos provisórios e informativos enviados antes da troca dos bens. O orçamento é mais utilizado para informar o cliente do melhor valor possível dos bens/serviços pretendidos. A fatura proforma é usada como orçamento para a obtenção de créditos ou para facilitar trocas internacionais.
O balancete é um documentos que reflete o estado financeiro de uma empresa, num determinado período de tempo. Incluí a lista total de créditos e débitos de todas as contas, assim como o saldo de cada uma delas, credor ou devedor.
Os mapas recapitulativos são mapas que incluem a identificação dos sujeitos passivos clientes/fornecedores da empresa, onde consta o montante total das operações internas realizadas com cada um deles no ano anterior, quando ultrapassem os 25.000€. Estes mapas fazem parte da declaração anual do IVA, que deve ser entregue anualmente, por via eletrónica.
Está obrigado a entregar os mapas recapitulativos os sujeitos passivos, singulares ou empresas, desde que exerçam, de modo independente e contínuo, atividades de produção, comércio ou prestações de serviços. E ainda os organismos do Estado, autarquias e IPSS.
Os valores depositados na conta à ordem, efetivamente à disposição do cliente, correspondem ao saldo disponível. O saldo contabilístico, além do saldo disponível, engloba também os valores que se encontram pendentes de boa cobrança.

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